Automatizar tareas es el objetivo de las empresas para la optimización laboral porque ayuda a ahorrar tiempo, y así lo podrás dedicar a lo que verdaderamente importa. ¿Has tenido la sensación de que en tu jornada laboral pierdes mucho tiempo en actividades repetitivas y pesadas? Si pasas todos los días haciendo tareas repetitivas y estas consumen gran parte de tu tiempo productivo, te traemos la solución, ya que con la automatización podrás tener grandes recompensas utilizando flujos de trabajo y automatización de tareas.
Existen estudios que aseguran que se pierde más del 40% del tiempo en actividades y tareas repetitivas que podrían automatizarse. Según encuestas recientes, en el Reino Unido los trabajadores pierden 40 días cada año con tareas que podrían ser automatizadas. Si la automatización de las tareas se ha convertido en una de las grandes obsesiones empresariales, ¡por algo será! Así que vamos al grano, ¿qué es la automatización?
¿Qué es la automatización del trabajo?
Este término significa que la tecnología se usa de forma eficiente, es decir, la automatización consiste en utilizar la tecnología para llevar a cabo tareas que requieran la mínima intervención humana. Según los expertos de Siemens-Yaskawa, distribuidor de equipos electrónicos para los cinco continentes, con más de 15 años de experiencia en automatizaciones creando máquinas industriales a medida para aplicaciones específicas, recalcan la importancia que tiene la automatización y nos explican que: «los sectores más habituales en beneficiarse de la automatización son los que están relacionados con los automóviles, la robótica y la fabricación. Y por supuesto, es muy común la automatización en el mundo de la tecnología, cómo por ejemplo: en el software para la toma de decisiones empresariales y los sistemas de TI».
Estos últimos, los sistemas de TI, que también se conocen como automatización de la infraestructura, consisten en utilizar sistemas de software para crear instrucciones y procesos repetibles para que reemplacen o reduzcan la interacción humana con estos sistemas.
¡Automatiza tareas! y verás cumplidos los siguientes objetivos:
- Optimizar la productividad empresarial, ¿cómo? reduciendo los costes de producción y mejorando su calidad.
- Eliminar procesos tediosos a los empleados, esto repercute en la mejora de las condiciones laborales de tus trabajadores.
- Realizar operaciones manuales e intelectuales a través de un agente tecnológico. Para él, estas tareas resultan más sencillas que para un ser humano.
- Simplificar el trabajo, ¿por qué? porque dejas los procesos más complejos para las máquinas. Esto permite que tus trabajadores optimicen su actividad y empleen su tiempo en tareas más cualitativas.
- Lograr la integración de producción y gestión.
Automatiza tareas para ahorrar tiempo
Te mostramos con un ejemplo, cómo automatizar tareas en el área de contabilidad de tu empresa. Antes de la aplicación de la tecnología en esta materia, los flujos de trabajo consistían en tareas repetitivas y tediosas. Además, este trabajo cuando lo llevaban a cabo personas, dejaba un gran margen de error. Con la introducción de un software de gestión contable, hizo posible que muchas de esas tareas las realizaran sistemas informáticos. Consiguiendo así, mayor velocidad de procesamiento y reducción en el margen de error.
Esto es aplicable a cualquier área como: producción, almacén y recursos humanos debido a que existen softwares específicos para el desempeño rápido y seguro de las tareas que implican estos trabajos.
¿Cómo ahorras tiempo con la automatización de tareas?
- Se eliminan errores errores humanos. Debido a que estos errores suponen un coste añadido y una perdida de tiempo, ya que el trabajador debe revisar y modificar sus tareas. Esto supone trabajo extra para tus empleados.
- Se reducen las horas extra. Esto hará que aumente la productividad y se generen mayores beneficios. También conseguirás que la motivación de los trabajadores sea mayor.
Automatiza tareas para aumentar tus ingresos
Este punto va ligado al anterior, y es que, al automatizar diferentes tareas se reduce el margen de error y las horas extra en el trabajo. También es la manera de agilizar tareas para que dispongas de tiempo y emplearlo en mejorar tu producto o servicio. Esto repercute de forma directa en la productividad de la empresa, y como consiguiente en el aumento de beneficios.
Si automatizas tareas, potencias el valor de tu empresa, y así aumentarás tus ingresos. Esta es una de las grandes ventajas de aplicar la automatización al mundo empresarial.
¿Cómo empezar a automatizar tareas?
Has aprendido que el alcance de la automatización en el mundo empresarial es muy amplio. Por ejemplo, puedes automatizar el trabajo administrativo. Pero, ¿sabes cómo empezar a automatizar esas tareas? A continuación, te enseñamos una lista de pasos para que aprendas cómo comenzar a automatizar las tareas repetitivas de tu empresa.
Identificar las tareas repetitivas que consumen gran parte del tiempo
El punto de partida perfecto es identificar aquellas tareas que consumen la mayoría del tiempo de los trabajadores. Hay que analizar esas actividades y comprobar si son repetitivas o tienen un patrón susceptible de automatizar.
Por ejemplo, realizar las nóminas por parte del área de recursos humanos es un proceso que se puede automatizar.
Investigar cómo pueden ser automatizadas las tareas
Después de identificar cuáles son las tareas repetitivas que consumen gran parte del tiempo del trabajo para tus empleados, el siguiente paso es saber cómo pueden ser automatizadas.
Por ejemplo, con un software de escritorio que te envía un reporte semanal a tu bandeja de entrada y además, te enviará los detalles de tu escritorio de ayuda a la aplicación de mensajería mediante un widget. Un widget es un aspecto fundamental de la personalización de una pantalla principal. Imagínate que es como vistas rápidas de los datos y las funcionalidades más importantes de una app, al cual podrás acceder de forma directa desde la pantalla principal como usuario.
Encontrar las herramientas adecuadas
Una vez identificadas las tareas e investigar cómo pueden ser automatizadas, debes encontrar las herramientas adecuadas para llevar a cabo este proceso. Es decir, encontrar una buena aplicación de colaboración que ofrezca flujos de trabajo dentro de sus características. Por ejemplo, puedes configurar flujos de trabajo para traer datos de otras aplicaciones a tu app de comunicación o al revés.
Configurar la automatización. Automatiza tareas para ahorrar tiempo
La automatización de tareas o flujos de trabajo se hacen con la ayuda de extensiones que se integran con aplicaciones externas. Para un uso específico te recomendamos que lo hagas con la ayuda de un programador experto que te las puede crear personalizadas y desde cero.
Una vez hecha la automatización debes probarla para saber si funciona a la perfección o se necesitan realizar ajustes.
Lo correcto a la hora de elegir una aplicación para tu empresa, es asegurarte de que incluya automatización de tareas para facilitar que los equipos hagan el trabajo. Esto tiene como beneficio el que tus empleados ahorren tiempo y optimicen su productividad.
4 beneficios de automatizar las tareas de una empresa
Ahorrar tiempo. ¡Automatiza tareas y ahorra la mitad de tiempo!
Te ponemos un ejemplo, imagina que tienes que publicar un artículo diario en tu blog corporativo…, ¿prefieres programar la publicación semanal de una sola vez? o ¿ prefieres hacerlo de forma manual todos los días y a la misma hora? Si lo haces manualmente, tendrás que estar pendiente todos los días de publicarlos a la misma hora, y deberás estar disponible siempre dejando de hacer otras tareas. Por lo tanto, con la primera opción, es decir, con un sistema de automatización que te permita programar todas las publicaciones de una sola vez, podrás tener el trabajo listo con antelación. Ahorrando así, tiempo y preocupaciones.
Recordar tus tareas o deadlines
Los equipos utilizan una herramienta de gestión de proyectos para ofrecer un seguimiento de las tareas y fechas de entrega, deadlines. Controlar las fechas de entrega de forma manual es complicado, pudiendo además, dar lugar a retrasos en las mismas.
Reducir gastos
De forma habitual, la inteligencia artificial se utiliza en los procesos de automatización. ¿Qué se consigue con esto? la inteligencia artificial ayuda a reducir la necesidad de una gran fuerza de trabajo debido a que el software realiza gran parte de las tareas. Si se ejecuta de forma adecuada, puede reducir los gastos de tu negocio de forma sustancial. Existen estudios recientes que afirman que el 31% de los líderes de negocios están de acuerdo en que la automatización reduce los costes laborales.
Automatiza tareas para obtener mayor productividad
El ahorro de tiempo en el desempeño de las tareas de trabajo y la productividad están relacionados de forma directa. Si ahorras tiempo en actividades repetitivas tienes más horas para realizar trabajos de calidad. Además, las tareas monótonas bloquean la creatividad y esto puede ver reducida la productividad de tus empleados.
Otro beneficio de la automatización de flujos de trabajo, es que te ayuda a reunir datos de otras aplicaciones en un solo espacio. Así podrás gestionar la información de forma sencilla y eficiente.
Terminamos diciendo que no es posible eliminar por completo las tareas repetitivas en la carga de trabajo de una empresa, pero si gran parte de ellas gracias a los sistemas de automatización actuales. Esto hará que ahorres tiempo, y además obtengas grandes beneficios para tu compañía. Por ello te recomendamos lo siguiente: ¡automatiza tareas y ahorra la mitad de tu tiempo!
