Unos de los temas de los que se habla referente a las empresas es el de la factura electrónica. Una factura que se espera que en los próximos años sustituya a la factura tradicional y que ya están utilizando muchas empresas y autónomos. Te contamos en qué consiste.
En los foros de internet se habla de que es probable que la factura electrónica pase a ser obligatoria a finales de este año. Una vez que el gobierno la apruebe, los autónomos y empresas tendrán un plazo de 2 años para integrarla en su sistema de funcionamiento. Todo esto son especulaciones. Hasta que no se apruebe el decreto ley que fije su obligatoriedad no sabremos nada en concreto.
Lo que sí sabemos es que la factura electrónica es un formato nuevo. No tiene nada que ver con las facturas tradicionales en papel, ni con las facturas en PDF que se envían por correo electrónico.
Es una factura en formato XML que será emitida a través de una herramienta informática compatible y que puede recibir sin problemas la Agencia Tributaria integrándola en sus archivos.
Este tipo de factura ahorrará mucho trabajo a Hacienda y a las empresas. Ya que permite integrarse en programas de automatización de datos, pudiendo actualizar la información comercial, contable y fiscal de la empresa de manera inmediata.
Esta acción forma parte del esfuerzo que está haciendo el gobierno por digitalizar las empresas. Solemos pensar que la digitalización de las empresas consiste en abrir una página web y crearnos un perfil en las redes sociales. Ese es solo un punto.
La digitalización de la economía va a redundar en aumentar la eficacia, la efectividad y la transparencia de las empresas. Y en ese sentido trabaja la factura electrónica.
¿Qué es?
La página web del Gobierno de España aclara que ante todo la factura electrónica es una factura. Es decir, tiene efectos legales. Igual que una factura impresa en papel.
No olvidemos que una factura es la constatación por escrito de la entrega y cobro de un producto o servicio.
Como sucede con las facturas tradicionales, en las facturas electrónicas deben constar los datos fiscales del comprador y vendedor: El nombre, la dirección y el NIF. La validez de la factura electrónica está supeditada a la aceptación por parte del comprador.
La factura debe cumplir tres requisitos: legibilidad, autenticidad e integridad.
La legibilidad de la factura la proporciona el programa informático que la edita o que la recibe. Para eso se ha buscado el lenguaje XML, un lenguaje extensible de programación que se utiliza ampliamente en el sector informático. Un lenguaje compatible con los lenguajes Facturae, UBL y EDIFACT utilizados por la administración y las entidades bancarias.
La autenticidad se acreditará mediante el uso de la firma electrónica avanzada o cualquier otro método de identificación electrónica que sea aceptado por Hacienda.
Por último, la integridad del contenido es la garantía de que el contenido no ha sido modificado. Esta integridad está garantizada por el programa informático, el cual registra todos los cambios que se hayan producido en la factura.
La factura electrónica tiene un formato estructurado. Está generada automáticamente por programas informáticos. No es un documento que rellenamos manualmente, como puede ser un archivo Excel o un Word. Tampoco se corresponde con las facturas en PDF o con las facturas escaneadas por ordenador, que para integrarlas en los programas de contabilidad de la empresa se debe realizar un registro manual.
La idea es que con estas facturas todas las cuentas y datos fiscales de la empresa se actualicen automáticamente, ahorrando de esta manera, trabajo burocrático de oficina.
Diferencias entre la factura digital y la factura electrónica.
Vamos a seguir profundizando en este punto. La factura digital sería la factura digitalizada que se envía por correo electrónico para no gastar papel. Al mismo tiempo, esta factura digital creada en PDF o en cualquier archivo de imagen, permitía a las empresas poder guardarla en los ordenadores.
La nueva factura electrónica es una factura creada por un software específico que permite automatización de datos.
La página web de la Asociación Española de Fabricantes y Distribuidores AECOC explica con claridad las diferencias entre los dos modelos de factura. Son las siguientes:
- El formato. La factura electrónica tiene un formato XML, que es rastreable y que permite comprobar si la factura ha sido modificada, qué cambios se ha hecho, quién los ha hecho y cuando. La factura digital está creada en formato PDF o Word, que no es rastreable.
- Firma digital. Para autentificar la factura electrónica es necesario que contenga la firma digital del emisor y del receptor. Esto no sucede así con las facturas digitales, que no garantiza así ni la autenticidad, ni la seguridad.
- Trazabilidad. La factura electrónica facilita el seguimiento de la misma por parte de las administraciones públicas. Cosa que no sucede con las facturas digitales, que no contiene ningún elemento que permita su control.
- Cumple con la ley. Aunque estamos pendientes del Real Decreto que regule las facturas electrónicas, estas, a día de hoy, se ajustan a los requerimientos de la Ley Anti-Fraude, y de la Ley de Protección de Datos, cosa que no sucede con las facturas digitales.
- Automatización. La factura digital se puede integrar en los software de gestión de la empresa y en los que utiliza la Agencia Tributaria. Algo que no sucede con las facturas digitales que no permiten automatización alguna.
- Legalidad. La factura electrónica es completamente legal, ya que contiene la firma digital del vendedor y del comprador. Esto no sucede con la factura digital, la cual ha sido aceptada de forma general, por motivos de conveniencia y de comodidad, pero que carece de legalidad por sí misma. Ya que no viene firmada, ni sellada, a no ser que sea un documento escaneado.
Programas para crear facturas electrónicas.
Para emitir facturas electrónicas, las empresas y autónomos van a tener que hacerse con programas informáticos que editen estas facturas en XML.
Navegando por internet he encontrado varias de ellos, como Erploop, un programa creado por Suit Loop, un equipo español de desarrolladores informáticos que ya han creado varias herramientas de gestión digital para empresas. Como dicen en su web, este programa actualiza de inmediato los archivos contables, fiscales y el stock de la empresa con los datos de la factura. Algo que resulta bastante interesante a cualquier empresa y autónomo, ya que les ahorra un montón de trabajo contable.
Algunos de estos programas que he estado mirando, permiten al usuario acceder a todos los registros de la empresa, pudiendo controlar la información desde un solo programa. Tiene acceso al inventario de stock, a las fichas de clientes y proveedores, a los flujos de caja e incluso a la información fiscal derivada de las facturas emitidas.
Los programas de facturación electrónica permiten editar facturas con diferentes formatos, gracias a las plantillas integradas personalizables. Se pueden editar albaranes, pedidos, ofertas e, incluso, facturas personalizadas con el logo o el membrete de la empresa y del comprador.
Todo un avance tecnológico que va a revolucionar la facturación en las empresas.
Ventajas.
Recopilemos todo lo que hemos visto hasta ahora. Vamos a enumerar las ventajas que nos reportan las facturas electrónicas.
- Ahorro de tiempo y dinero. Con las facturas electrónicas tienes que dedicarle menos tiempo a la gestión manual de las facturas (como puede ser escanearlas) y ahorras papel, tinta e impresión.
- Mayor rapidez. El envío de la factura es instantáneo, no tienes ni que preocuparte de mandarla por correo electrónico. Si tienes los datos actualizados de tu cliente, el envío se produce de forma simultánea a la publicación de la factura.
- Menos errores y fraudes. Al estar creada en formato XML se evitan los errores manuales de transcripción. El programa informático detecta los duplicados y los datos irregulares.
- Cumples con la ley y con Hacienda. Estas facturas facilitan la trazabilidad y el acceso a la información en caso de inspecciones o auditorías. Al estar editadas en un lenguaje informático compatible con Hacienda, permite la automatización en el envío de las facturas.
- Mayor seguridad. Al contar con la firma electrónica, la factura es completamente legal, lo que va a evitar malas interpretaciones, que a veces aparecían con las facturas en PDF.
- Menor impacto ambiental. Con esta factura se reduce el impacto medioambiental, ya que no vamos a necesitar imprimirla en papel.
- Integración con los software de gestión de la empresa. Este tipo de facturas se pueden integrar con otros programas de contabilidad y de gestión de la empresa, permitiendo una actualización de los datos de forma inmediata.
- Adelantarse al futuro. Es cuestión de tiempo que las facturas electrónicas pasen a ser obligatorias. Integrarlas en el funcionamiento de la empresa nos va a permitir ganar tiempo. No tendremos que pasar por ese incómodo periodo de adaptación, puesto que ya dominamos la herramienta.
La factura electrónica va a suponer un cambio radical en la forma de facturar de las empresas. Lo mejor de todo, es que ya la puedes utilizar.
