Durante décadas, las empresas dependieron de métodos tradicionales para almacenar sus documentos, confiando en extensas salas de archivo llenas de papeles que requerían espacio físico, mantenimiento y personal encargado de gestionarlas. Aunque en su momento fue un sistema eficaz para el volumen de información, con el crecimiento de las organizaciones y el incremento en la cantidad de datos generados, este método comenzó a quedarse corto. El problema no solo era la falta de espacio, sino también el tiempo invertido en encontrar documentos concretos. Almacenar en archivadores físicos implicaba largas búsquedas manuales que, además de ser propensas a errores humanos, resultaban ineficaces en un entorno empresarial cada vez más exigente y cambiante.
Otro inconveniente importante era la falta de seguridad inherente a los archivos físicos. Los documentos almacenados en papel eran vulnerables a daños como incendios, inundaciones o simplemente a la degradación con el paso del tiempo. Además, si no existían copias de seguridad, cualquier pérdida o destrucción accidental podía tener consecuencias devastadoras para la organización, afectando a su funcionamiento y, en muchos casos, a su propia viabilidad. El riesgo de robo o manipulación también estaba presente, puesto que no existían mecanismos que garantizaran un control detallado de quién accedía a los documentos o quién los había modificado.
Además, cuando los archivos en papel llegaban a acumularse, la gestión del espacio físico se volvía cada vez más insostenible. Algunas empresas se veían obligadas a alquilar almacenes o a destinar grandes áreas de sus oficinas para almacenar documentos que, aunque importantes, no se consultaban regularmente, generando más gastos y una sobrecarga en la gestión diaria de los archivos. Para colmo, las auditorías internas y externas eran un dolor de cabeza, ya que encontrar y presentar la documentación necesaria podía ser un proceso extremadamente lento y complicado.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (SGD) es una solución tecnológica que permite la digitalización y organización de documentos en un entorno virtual seguro. Este tipo de sistemas no solo facilita el almacenamiento digital, sino que también automatiza muchos procesos que anteriormente requerían intervención humana. En esencia, un SGD permite que las empresas almacenen y gestionen grandes volúmenes de documentos de manera estructurada, optimizando así el acceso a la información y mejorando la eficiencia operativa. Además, los documentos pueden ser almacenados en la nube o en servidores locales, lo que permite su acceso desde cualquier lugar del mundo, haciendo que el teletrabajo o la colaboración a distancia sean mucho más fluidos.
Un aspecto principal de estos sistemas es su capacidad para hacer que la información sea accesible de manera inmediata. Los empleados pueden buscar y encontrar rápidamente los documentos que necesitan utilizando palabras clave o metadatos, eliminando así la necesidad de perder tiempo buscando en archivos físicos o sistemas desorganizados. Esto resulta especialmente útil en situaciones de emergencia o cuando se necesita tomar decisiones rápidas basadas en información precisa. La posibilidad de tener todo al alcance de un clic optimiza el trabajo diario y facilita la colaboración entre departamentos.
La digitalización como base del cambio.
El avance de la digitalización ha sido fundamental en la transformación del almacenamiento de información. Antes de la aparición de los sistemas de gestión documental, solo las grandes empresas podían permitirse la digitalización de documentos debido a su alto precio. Sin embargo, con la llegada de tecnologías más accesibles y económicas, cualquier empresa puede ahora beneficiarse de este proceso. La digitalización facilita el almacenamiento de documentos, al igual que permite la creación de copias de seguridad que pueden ser almacenadas en varios lugares, reduciendo el riesgo de pérdida de información en caso de desastres. Además, al eliminar el uso de papel, las empresas también contribuyen a la sostenibilidad medioambiental, reduciendo su huella de carbono.
El impacto de la digitalización se extiende más allá del simple hecho de convertir documentos en formato físico a digital. La verdadera revolución radica en las posibilidades que ofrece la gestión de documentos digitales: pueden ser compartidos, editados y revisados en tiempo real por múltiples usuarios, independientemente de su ubicación geográfica. Esto ha transformado la forma en que las empresas gestionan la información, permitiendo una mayor colaboración entre equipos y eliminando las barreras que antes imponían las distancias o los husos horarios.
Principales características de los sistemas de gestión documental.
Los sistemas de gestión documental ofrecen una amplia gama de funciones que los convierten en una herramienta esencial para la gestión de la información dentro de las empresas. Entre ellas, la indexación automática y el control de versiones permiten que la organización de documentos sea más ágil, garantizando que los empleados puedan acceder rápidamente a los archivos que necesitan. Además, estos sistemas incluyen medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos, que aseguran la protección de la información frente a accesos no autorizados.
Otra característica esencial es la posibilidad de trabajar con flujos de trabajo automáticos. Esto significa que, cuando un documento se añade al sistema, puede ser automáticamente clasificado, enviado a los departamentos correspondientes o incluso firmarse de manera digital, reduciendo considerablemente los tiempos de gestión. Esta automatización, además de ahorrar tiempo, disminuye el margen de error humano, mejorando la precisión en la gestión documental. La función de firma digital es especialmente importante en sectores donde la validez legal de los documentos es crítica, como en la banca o en las aseguradoras, donde los tiempos de respuesta también son críticos para el éxito empresarial.
Beneficios para las empresas: más que almacenamiento.
Las empresas que utilizan estas plataformas experimentan una mejora notable en su productividad, al poder acceder y compartir información de manera más rápida. Además, estos sistemas facilitan el cumplimiento de normativas, ya que permiten un control riguroso de la documentación y su ciclo de vida. Como mencionan los profesionales de Sig, la capacidad de gestionar documentos de manera remota y en tiempo real es una de las claves para mantenerse competitivos en el mundo actual.
Otro de los beneficios que ofrecen estos sistemas es la capacidad de integrar diferentes tipos de documentos en un mismo espacio. Ya no es necesario que las empresas mantengan archivos separados para diferentes formatos, como vídeos, audios o archivos PDF, sino que todo puede gestionarse desde un único sistema. Esto permite una mayor agilidad en el manejo de información y mejora los tiempos de respuesta en entornos empresariales que requieren rapidez y adaptabilidad. Además, se reduce el riesgo de duplicación o pérdida de documentos importantes, lo que refuerza la seguridad y el control interno.
Por si fuera poco, la automatización de tareas repetitivas, como el archivo o la clasificación de documentos, libera tiempo valioso para que los empleados se concentren en actividades más estratégicas. Esto tiene un gran impacto sobre la productividad, ya que permite que los equipos trabajen de manera más eficiente y con menos errores, lo que a largo plazo se traduce en una mejora de los resultados empresariales.
Impacto en la seguridad y la privacidad de la información.
Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas hoy en día es la protección de la información. Los SGD ofrecen seguridad mediante el control de acceso y la encriptación de datos, lo que permite llevar un registro detallado de todas las acciones realizadas sobre los documentos. Esto no solo protege la información confidencial, sino que también permite detectar cualquier actividad sospechosa, lo que es fundamental en un entorno empresarial donde la seguridad de los datos es primordial.
En sectores como el de la salud, la banca o el legal, donde la gestión de la información es extremadamente delicada, los SGD permiten cumplir con las normativas de protección de datos como el GDPR, evitando sanciones y problemas legales derivados de un manejo inapropiado de la información. Asimismo, proporcionan una trazabilidad completa que facilita auditorías internas y externas, asegurando que todos los procesos relacionados con la documentación se realicen conforme a la ley.
La evolución de estos sistemas.
A medida que la tecnología sigue avanzando, los sistemas de gestión documental no se limitan solo a almacenar información, ya que incorporan además capacidades de automatización que optimizan aún más los procesos empresariales. Por ejemplo, la integración de inteligencia artificial (IA) permite que estos sistemas, además de gestionar documentos, aprendan también a categorizarlos y organizarlos de manera autónoma.
Además, con la IA, los SGD pueden ofrecer análisis predictivos sobre el uso de los documentos. Esto permite a las empresas identificar patrones, detectar documentos duplicados o innecesarios y optimizar su almacenamiento de manera más inteligente. También es posible predecir el comportamiento de los usuarios dentro del sistema, lo que puede ayudar a mejorar la organización y accesibilidad de la información según las necesidades específicas de cada departamento o equipo.
Los avances también se ven reflejados en la capacidad de integrar estos sistemas con otras herramientas empresariales, como plataformas de gestión de proyectos o software de recursos humanos. Esto significa que la información almacenada en un SGD no está aislada, ya que puede formar parte de un ecosistema digital que impulsa la colaboración entre los diferentes departamentos de una empresa.
