Gestión del tiempo: cómo trabajar de forma más eficiente

¿Quieres completar tus numerosas tareas de forma más eficiente? Mostramos consejos y métodos para una mejor gestión del tiempo para que aproveches tu tiempo al máximo.

¿Qué significa la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo significa utilizarlo de la forma más productiva posible. Dado que el día siempre tiene 24 horas, sin importar cómo las uses, necesitas mejorar tu autogestión para completar las tareas de manera más productiva.

Una buena gestión del tiempo implica organizar bien las tareas. La mayoría de las veces la montaña de tareas es mayor que el tiempo asignado. Debes conocer tus objetivos, priorizar las tareas, establecer plazos claros para su finalización y comprobar periódicamente tu propia gestión del tiempo.

¿Quién gestiona tu tiempo?

Un cliente importante tiene una pregunta sobre la oferta, el colega se acerca al escritorio porque necesita información rápida para sus informes y la bandeja de entrada del correo electrónico se desborda después de enviar un boletín. Haces todo a conciencia bajo un estrés constante, te lanzas a la reunión del equipo y luego comienzas tu tarea principal del día demasiado tarde. El tiempo vuela, difícilmente puedes completar las tareas en paz y va a ser otro largo día de trabajo.

Salir de la trampa del tiempo requiere gestión del tiempo. Conviértete en dueño de tu propio tiempo cuestionando tu planificación previa y utilizando métodos de gestión del tiempo para procesar las próximas tareas y las solicitudes/interrupciones espontáneas de manera más eficiente, confirman los expertos en software de gestión de horarios de Micrologic.

Y lo mejor de esto es que hay muchos descansos planeados para que puedas recuperarte brevemente después de cada sprint de tarea.

Consejo: asegúrate de estructurar tu jornada laboral de manera eficiente y eficaz. Esto significa que los objetivos de la empresa se pueden alcanzar más rápidamente.

¿Cómo consigo una mejor gestión del tiempo?

  • Análisis del estado actual: Para saber por qué no estás aprovechando lo suficiente tu tiempo, debes examinar el estado actual. ¿Estoy poniendo demasiadas tareas en mi lista de tareas pendientes cada día? ¿Reviso la bandeja de entrada de mi correo electrónico cada cinco minutos y solo respondo brevemente a las consultas? ¿Siempre necesito más tiempo para completar mis tareas del que pensaba?
  • Reflexiona: pregúntate cuáles son las tareas principales y cuáles puedes delegar o incluso eliminar. Métodos útiles: el método ABC y el principio de Eisenhower.
  • Estructura diaria: observa cómo se pueden mejorar los procesos. ¿Abordas tus tareas de forma estructurada? ¿Existe un plan diario y semanal? ¿Te estás estancando? Útil: el método ALPEN.
  • Horarios: la mayoría de los emprendedores cambian de rol entre gerente y hacedor a diario.
  • Delegar: No importa cuánta responsabilidad tengas y qué tan bien puedas completar las tareas tú mismo, revisa diariamente qué tareas son las más urgentes e importantes a las que debes dedicarte y cuáles puedes delegar a tus compañeros. Esto gana tiempo, te quita presión y te permite concentrarte en lo que es importante.
  • Elimina las pérdidas de tiempo: ¿ el teléfono suena, tu bandeja de entrada de correo electrónico está llena y estás constantemente revisando tu teléfono celular porque esperas una respuesta urgente? ¡Basta! Establece prioridades claras para tus propias tareas y planifica llamadas telefónicas, procesamiento de correos electrónicos, etc. como tareas en el plan diario. Así es como alcanzará su objetivo de manera productiva. Métodos útiles: método ALPEN , ritmo de trabajo 52-17 y técnica Pomodoro. También existen aplicaciones de gestión del tiempo contra las pérdidas de tiempo.
  • Control: No se limite a hacer un balance al final de la semana o del mes para ver si se han logrado los objetivos. En el mejor de los casos, compruebe cada tarde si ha completado todas las tareas importantes, qué puntos aún quedan pendientes y cree ya el plan diario para el siguiente día laborable. De esta manera podrá empezar la mañana siguiente de forma estructurada y tener siempre una visión general de qué tareas ya se han completado y cuáles aún quedan por completar. Utiliza el método ALPEN para esto.

¿Qué métodos de gestión del tiempo existen?

  • Regla 40-30-20-10: Esto te permite volver a priorizar tus tres tareas más importantes del día. Mientras que a la tarea más importante le dedicas el 40% del tiempo de procesamiento, la segunda tarea más importante obtiene el 30% y la tercera más importante el 20% del tiempo de trabajo disponible. El 10% restante es para el resto de tareas del día.
  • Regla de las 72 horas: el límite de tiempo tiene como objetivo ayudarte a poner en práctica tus planes lo más rápido posible. En este caso, eso significa: iniciar proyectos en un plazo de 72 horas para que realmente los implementes.
  • Método ALPEN: Sin duda, todo el mundo mantiene listas de tareas pendientes de alguna forma. Para afrontar el día de forma más estructurada y oportuna, el método ALPEN te ayuda a crear un plan diario con tareas, tiempos y buffers en tan solo unos minutos.
  • Principio de Eisenhower y método ABC: ¿Te enfrentas a una montaña de tareas y haces una tras otra? Primero crea una descripción general y ordena las próximas tareas según su importancia y urgencia.
  • Eat-the-Frog: el método de gestión del tiempo se utiliza para completar primero las tareas desagradables. Esto significa que una tarea importante se completa a primera hora de la mañana y a ella le siguen lo que parecen tareas más fáciles.
  • Ritmo de trabajo 52-17: Podrás lograr tu objetivo de manera concentrada y productiva con el método 52-17. Dedica 52 minutos a una tarea o bloque de tareas y relájate 17 minutos tomando un café con tus compañeros o dando una vuelta a la manzana.
  • Técnica Pomodoro: Equipado con un cronómetro y una tarea principal, la completas en 25 minutos, seguido de un descanso de cinco minutos. Con la técnica Pomodoro puedes gestionar correos electrónicos, reuniones de equipo y llamadas telefónicas en bloques. Tomas descansos en el medio.
  • Principio de Pareto: Con el método Vilfredo Pareto se puede lograr el 80 por ciento de los resultados con sólo un 20 por ciento de esfuerzo. Para ello, abordas las tareas o áreas de responsabilidad más importantes del día. Esto significa que puedes hacer las cosas más importantes en poco tiempo y dedicar el tiempo restante a detalles u otras cosas.
  • Método INTELIGENTE: Al escribir tus objetivos, asegúrate de que sean específicos, mensurables, atractivos, alcanzables de manera realista y con plazos determinados. Entonces también se podrá llegar a ellos.
  • Timeboxing: completar las tareas a tiempo: ese es el deseo y el objetivo de los emprendedores. Tiene como objetivo garantizar que se cumplan horarios estrictos.
  • La lista de tareas pendientes de emergencia: suena extraño al principio, pero ayuda a aclarar la mente. Anota todas las tareas de la lista en las que no quieres perder el tiempo. Esto incluye tareas sin importancia, revisar constantemente correos electrónicos, mensajes push y canales de redes sociales. Luego, dejas a un lado la lista de cosas por hacer y te concentras en las tareas esenciales.
  • Getting-Things-Done: el método se basa en muchas listas que contienen todas las tareas y pensamientos futuros. GTD está destinado a ayudarte a tomar decisiones rápidas, priorizar fácilmente y procesar tareas rápidamente.

Consejos para una mejor gestión del tiempo

Ya sea que utilices uno o más de los métodos de autogestión conocidos y probados o encuentres tu propio ritmo de trabajo: los siguientes consejos te ayudarán a completar las tareas de manera más eficiente y aprovechar más el tiempo que tienes disponible.

  • Enfoque: Prefiere completar las tareas con concentración una tras otra en lugar de al mismo tiempo. Esto requiere menos energía y no te atascas.
  • Responda correos electrónicos en lotes: los correos electrónicos no requieren una respuesta inmediata, a menos que estés “conversando” con un colega por correo electrónico. Pero entonces vale la pena levantar el teléfono. Antes de enviar un correo electrónico, léelo de nuevo atentamente. ¿Están todos los contenidos y respuestas deseados disponibles y claramente formulados? Entonces te ahorras el ping-pong del correo electrónico debido a ambigüedades.
  • Establece objetivos: ¿Qué quieres haber conseguido al final de la jornada laboral? Luego establece tus prioridades.
  • Digitaliza tu trabajo: Escribir puede llevar tiempo. Quizás se puedan dictar correos electrónicos, textos y cartas. Requisito: Las aplicaciones utilizadas funcionan sin problemas. Pero tómate un momento para editar el texto dictado y corregir cualquier error.
  • Tomar descansos: “Tomaré descansos” es quizás la primera reacción. Para trabajar más rápido, una pausa larga para el almuerzo no es suficiente; los descansos cortos entre tareas ayudan. Bebe un café o un té en paz, mira por la ventana o sal por la puerta. Luego abordas las siguientes tareas con impulso y con gran concentración. Importante: Los teléfonos móviles, los programas de correo electrónico y las redes sociales no están destinados a pasar el tiempo.
  • Adiós procrastinación: ¿Tenías un plan para el día, surgieron mil cosas y surgieron cosas nuevas, para que tengas que volver a posponer tareas para mañana? Trabaja en ello: crea un plan diario con todas las tareas, tiempos y descansos importantes y también planifica espacios para actividades no planificadas. Así es como logras tus objetivos al final del día.

Consejo: Con las aplicaciones de gestión del tiempo, puedes crear listas de tareas pendientes de forma fácil y digital o eliminar las pérdidas de tiempo.

¿Cuál es el objetivo de la gestión del tiempo?

Al principio, se necesita una inversión inicial de tiempo para encontrar el método o enfoque correcto. Vale la pena: al final, ahorrarás más tiempo cada día, completarás las tareas más importantes con el esfuerzo adecuado y no perderás tiempo en tareas sin importancia.

Date descansos regulares: te los mereces. Haz algo que te brinde alegría y luego comienza tus nuevas tareas sintiéndote más fuerte. ¡Esperamos que disfrutes la implementación!

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