La digitalización es un asunto pendiente para muchas pequeñas y medianas empresas españolas. Muchos autónomos y empresarios no le dan importancia a este aspecto, pero debería ser una apuesta clara porque permite que las tareas se desempeñen de manera más rápida, disminuye la pérdida de información en las empresas y permite reducir los procesos manuales.
Pero si no tienes todavía muy claro qué es la digitalización vamos a descubrir su definición. La Real Academia Española (RAE) define la palabra digitalización como “Convertir o codificar en números dígitos datos o informaciones de carácter continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro”.
No obstante, la definición de la RAE es muy general. Cuando se habla de digitalización de las empresas se atiende más a la transformación digital. “Cuando hablamos de un proceso de transformación digital las empresas reorganizan su modelo de trabajo, planteando nuevas formas de trabajar y de incorporar o asimilar en sus procesos nuevas metodologías de funcionamiento relacionadas con las nuevas tecnologías. La transformación digital permite que los procesos estén automatizados, reduce el tiempo de ejecución de muchas tareas, mejora la comunicación e información, minimiza costes, elimina fronteras geográficas y optimiza la experiencia de los clientes”, explican los expertos de transformación digital de Gitdoc.
Este proceso de transformación digital para cada empresa es diferente, en función de sus necesidades y particularidades. Por supuesto, cada compañía comienza este proceso en un punto de partida diferente por lo que hay que evaluar desde dónde se parte y qué se quiere conseguir, marcando objetivos claros y alcanzables.
Así, a pesar de que cada empresa realizará un tipo de acciones de transformación digital en función de sus necesidades vamos a conocer los puntos clave en los que cualquier compañía debería trabajar.
· Facturación
Existen muchos programas que ayudan a las empresas a disponer de todas sus facturas digitalizadas. Estos programas permiten que la documentación sea más clara, aportan datos y estadísticas y aumenta el control de la compañía. Pero además de todo eso los programas de facturación otorgan todas estas ventajas:
- Calculan el IVA y el IRPF de manera automática
- Permiten emitir, pero también recibir facturas
- Es muy fácil controlar las facturas pendientes de cobrar
- Indican cuándo los clientes pagan
- Permiten las firmas electrónicas
- Se reducen los posibles errores humanos
- Disminuye la posibilidad de que se pierdan facturas y tan solo es necesario un disco duro para almacenar la información
En definitiva contar con un programa de facturación otorga multitud de ventajas a cualquier empresa, porque independientemente del sector cualquier compañía o autónomo tiene que recibir y emitir facturas para llevar correctamente la contabilidad.
· Digitalización de documentos
La digitalización de documentos es otro proceso por el que las compañías deberían apostar, ya que ofrece muchas ventajas, siendo la principal poder acceder a un documento electrónico en segundos y desde cualquier punto ya que se pueden consultar datos y documentos digitalizados desde un smartphone. Esta el la principal característica de la digitalización de documentos, pero también ofrece:
- Ahorrar espacio, ya no es necesario tener multitud de carpetas con documentos por todas partes, todo se almacena de manera digital
- Se protege mejor la información. Cuando los documentos están en papel se pueden deteriorar por el paso del tiempo o que se manchen por errores humanos como que caiga un poco de café. Esto no ocurre con la digitalización.
- Acceso más rápido y seguro. La rapidez es un punto clave de la digitalización, es mucho más fácil encontrar el documento que se está buscando que si se tuviera que hacer en formato físico. Pero también hay que destacar que es mucho más seguro para la compañía, porque se puede saber qué usuario ha accedido a un documento, quién lo ha modificado o cuándo ha sido creado. Y por supuesto, se puede restringir el acceso a determinadas carpetas.
- Mejora la productividad. Está claro que la digitalización de documentos mejora la productividad al disminuir el tiempo de búsqueda de los documentos. Por ejemplo, una secretaria quiere acceder a una factura del mes pasado, ya no tiene que levantarse de su escritorio, ir a la estantería donde se guardan, buscar la carpeta del mes pasado y dentro de ella encontrar la factura en cuestión. Si la empresa se ha digitalizado accediendo al programa y poniendo la fecha dará con ella en muy poco tiempo. Pero este ejemplo tan solo es una muestra de cómo la digitalización mejora la productividad en una compañía.
La facturación y la digitalización de documentos tan solo son dos aspectos que debería incluir cualquier empresa en su proceso de transformación digital.
